Schritt 1
Bestehender Ablauf
Eine Anfrage kommt per E-Mail. Daten werden manuell in Excel übertragen, fehlende Angaben nachgefordert, geprüft und anschließend freigegeben.
Prozessoptimierung & Automatisierung für Abläufe, die im Alltag Zeit kosten.
ZOKI hilft Unternehmen dabei, wiederkehrende Aufgaben, manuelle Schritte und unnötige Abstimmungen zu reduzieren - mit klaren Prozessen und sinnvoll eingesetzter KI.
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Typische Ausgangslagen vor
einer Prozessoptimierung &
Automatisierung
Viele Abläufe funktionieren im Tagesgeschäft, kosten aber mehr Zeit und Aufmerksamkeit, als eigentlich nötig wäre.
Informationen werden mehrfach übertragen.
Daten wandern manuell zwischen E-Mail, Excel, CRM und anderen Systemen.
- doppelte Eingaben
- Medienbrüche zwischen Systemen
- erhöhtes Risiko für Übertragungsfehler
Bestehende Abläufe kosten Zeit.
Gewachsene Abläufe funktionieren nur dank Erfahrung und manueller Zwischenschritte.
- viele manuelle Zwischenschritte
- Rückfragen und Abstimmungen
- Abläufe sind schwer nachvollziehbar
Wiederkehrende Aufgaben binden im Alltag Zeit und Kapazität.
Routineaufgaben binden viel Zeit, obwohl sie automatisierbar wären.
- Standardanfragen bearbeiten
- Daten zusammensuchen
- Dokumente oder Antworten vorbereiten
Automatisierung braucht einen klaren Ablauf.
Vor der Automatisierung muss der Zielprozess klar und verständlich sein.
- Zielprozess ist noch unklar
- Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig
- Automatisierung würde sonst nur Komplexität verstärken
Vereinfachtes Beispiel
Vom bestehenden Ablauf zum klaren Zielprozess.
Der bestehende Ablauf wird mit seinen manuellen Schritten, Rückfragen, Medienbrüchen und Übergaben betrachtet. Daraus entsteht ein Zielprozess, bei dem der konkrete Nutzen nachvollziehbar wird.
Schritt 1
Bestehender Ablauf
Eine Anfrage kommt per E-Mail. Daten werden manuell in Excel übertragen, fehlende Angaben nachgefordert, geprüft und anschließend freigegeben.
Schritt 2
Schwachstellen erkennen
Manuelle Übertragungen, Rückfragen, Medienbrüche und unklare Übergaben zeigen, wo Zeit verloren geht und Fehler entstehen können.
Schritt 3
Prozess vereinfachen
Notwendige Angaben werden strukturiert, doppelte Erfassung vermieden, Zuständigkeiten geklärt und automatisierbare Schritte bestimmt.
Schritt 4
Klarer Zielprozess
Die Anfrage wird strukturiert erfasst, automatisch vorgeprüft und der richtigen Stelle zugeordnet.
Vollständige Vorgänge direkt bearbeiten oder freigeben
Nur fehlende Angaben und Ausnahmen gezielt klären
Der konkrete Nutzen:Weniger manuelle Übertragungenweniger Rückfragenklarere Übergaben
Typische Prozessbereiche
für Optimierung & Automatisierung
Besonders sinnvoll ist Prozessoptimierung dort, wo wiederkehrende Aufgaben, manuelle Übergaben oder viele kleine Abstimmungen den Alltag ausbremsen.
1
Kundenkommunikation
Anfragen über E-Mail, Website, Chat oder Telefon aufnehmen, strukturieren, beantworten, vorqualifizieren oder aktiv aussteuern - z. B. mit Chatbot oder KI-Telefonassistenz/Voicebot.
2
Vertriebs- & Angebotsprozesse
Anfragen strukturieren, Kundendaten aufbereiten, Angebotsentwürfe erstellen, fehlende Informationen erkennen und Nachfassaufgaben unterstützen.
3
CRM- & Kundenprozesse
Kundeninformationen, Leads, Aufgaben, Status und nächste Schritte sauber erfassen, pflegen und für Vertrieb, Service oder Backoffice nutzbar machen.
4
Backoffice- & Verwaltungsprozesse
Terminplanung, Ablage, Erinnerungen, Stammdatenpflege und wiederkehrende administrative Aufgaben vereinfachen oder automatisieren.
5
Wissens- & Dokumentenprozesse
Informationen aus E-Mails, PDFs, Tabellen, internen Dokumenten oder Wissensquellen auffindbar machen, zusammenfassen und nutzbar machen.
Ihre Vorteile durch Prozessoptimierung & Automatisierung
Weniger manuelle Schritte
Wiederkehrende Aufgaben werden reduziert oder so vorbereitet, dass Ihr Team weniger Zeit mit Routinearbeit verbringt.
Klare Zuständigkeiten und Übergaben
Zuständigkeiten, Übergaben und Informationsflüsse werden verständlicher und besser nachvollziehbar.
Weniger Fehlerquellen
Doppelte Eingaben, Medienbrüche und manuelle Übertragungen können gezielt reduziert werden.
KI sinnvoller einsetzen
KI wird dort eingesetzt, wo der Ablauf es sinnvoll hergibt - nicht als Selbstzweck oder zusätzlicher Komplexitätsfaktor.
Entlastung im Tagesgeschäft
Teams gewinnen mehr Raum für Aufgaben, die nicht durch Routinearbeit blockiert werden sollten.
Schnellere Bearbeitung
Abläufe werden so strukturiert, dass Informationen schneller ankommen, Aufgaben klarer weiterlaufen und Vorgänge zügiger abgeschlossen werden können.
Häufige Fragen
Wie unterscheidet sich Prozessoptimierung & Automatisierung von einer KI-Potenzialanalyse?+
Die KI-Potenzialanalyse dient dazu, mögliche Ansatzpunkte im Unternehmen zu erkennen, einzuordnen und zu priorisieren. Bei der Prozessoptimierung & Automatisierung wird ein konkreter Ablauf genauer betrachtet, als klarer Zielprozess weiterentwickelt und anschließend geprüft, welche Schritte sinnvoll automatisiert oder durch KI unterstützt werden können.
Muss ein Prozess bereits dokumentiert sein?+
Nein. Auch Abläufe, die bisher hauptsächlich durch Erfahrung, Gewohnheiten und tägliche Abstimmung funktionieren, können gemeinsam aufgenommen und strukturiert betrachtet werden. Vorhandene Prozessbeschreibungen helfen, sind aber keine Voraussetzung.
Werden bestehende Abläufe unverändert übernommen?+
Nein. ZOKI überführt bestehende Abläufe nicht einfach unverändert in eine KI- oder Automatisierungslösung. Zunächst wird geprüft, ob der Ablauf sinnvoll aufgebaut ist oder vor der technischen Umsetzung noch vereinfacht und optimiert werden sollte. Erst danach wird festgelegt, welche Schritte automatisiert oder durch KI unterstützt werden.
Wird für die Automatisierung immer neue Software benötigt?+
Nein. Zunächst wird geprüft, welche bestehenden Systeme und Werkzeuge bereits genutzt werden und ob sie besser eingesetzt oder sinnvoll miteinander verbunden werden können. Neue Software wird nur dann empfohlen, wenn sie für den gewünschten Ablauf einen nachvollziehbaren Mehrwert bietet.
Wie werden Mitarbeitende in die Prozessoptimierung einbezogen?+
Mitarbeitende kennen die tatsächlichen Abläufe, Rückfragen und Ausnahmen aus dem Arbeitsalltag. Deshalb wird ihre Erfahrung dort einbezogen, wo sie für das Verständnis des bestehenden Ablaufs und die Entwicklung einer praktikablen Lösung wichtig ist. Der Umfang richtet sich nach dem jeweiligen Prozess und den beteiligten Rollen.
Muss immer der gesamte Prozess automatisiert werden?+
Nein. Häufig ist es sinnvoller, zunächst einzelne wiederkehrende oder besonders aufwendige Schritte zu verbessern. So bleibt die Umsetzung überschaubar und die Wirkung kann im Arbeitsalltag geprüft werden, bevor weitere Schritte folgen.
Welches Ergebnis erhält mein Unternehmen?+
Sie erhalten einen klar beschriebenen Zielprozess mit nachvollziehbaren Zuständigkeiten, Übergaben und Informationsflüssen. Zusätzlich wird aufgezeigt, welche manuellen Schritte reduziert und welche Teile des Ablaufs sinnvoll automatisiert oder durch KI unterstützt werden können.
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